Terugkijkend vinden beiden de ingebruikname van AFAS een verrijking en zien ze de voordelen die het systeem hun biedt bij hun dagelijkse werkzaamheden – al heeft de implementatie wel even wat voeten in de aarde gehad. Sanne Bos: “Niet het systeem, maar het proces eromheen heeft ons parten gespeeld.” Ze legt uit dat het implementeren van nieuwe systemen veel van medewerkers vraagt. “We moesten wennen aan deze nieuwe manier van werken en hebben er vorig jaar nog niet alles uit kunnen halen wat erin zit.”
Niet alle andere systemen die bij Markenheem in gebruik zijn, konden direct goed met AFAS communiceren. Ook moest bij medewerkers begrijpelijkerwijs flink aan de kennis van het systeem worden getimmerd. “We hadden niet een heel goede start, maar merken nu wel de voordelen van werken in één systeem. Zo zijn processen vergemakkelijkt, hebben we minder papierwerk, maken we gebruik van digitale ondertekeningen en leggen we de regie meer bij de medewerker zelf.” Sanne Bos legt uit dat medewerkers nu zaken zelf kunnen doen die voorheen bij de afdeling HRM werden gedaan, zoals uren aanpassen.
Hoewel beide dames aangeven dat Markenheem met AFAS nog midden in een overgangsfase zit, heeft het softwareprogramma nu al heel veel opgeleverd. Sanne Bos: “HR-medewerkers hebben nu één systeem waarin je alles kunt verwerken; daarbij is het minder foutgevoelig doordat er minder menselijke handelingen nodig zijn.”
Er is nog wel een wensenlijstje. Chantal Claver: “Zo willen voor de afdeling Financiën graag de activastaat toevoegen en een periode-afsluitingsplan maken. De basis is vrijwel op orde, nu gaan we verder optimaliseren.”
Sanne Bos en Chantal Claver sluiten af met de ambitieuze woorden dat het jaar 2024 in het teken staat van het systeem nog meer eigen maken.
In het jaarverslag 2023 van Markenheem licht de afdeling ICT toe dat er naast AFAS in 2023 meerdere nieuwe applicaties werden uitgerold. Lees erover in het hoofdstuk ‘Strategie’ in de paragraaf ICT.
