Begin 2025 startte Elo de Mul als directeur Bedrijfsondersteuning bij Markenheem. Ze komt niet uit de zorg, maar uit de zakelijke dienstverlening. Die frisse blik van buitenaf helpt haar om de processen binnen de organisatie kritisch tegen het licht te houden, met één duidelijk doel voor ogen. “We zijn er voor de bewoners en zorgvragers. Mijn focus ligt op het zo goed mogelijk ondersteunen van die zorg”, vertelt Elo.

Die ondersteuning kon beter, merkte ze al snel. “Er was bijvoorbeeld weinig grip op de voorraden op de verschillende locaties, waardoor kasten uitpuilden en er vaak forse overschotten lagen. Verpleegkundigen waren soms uren bezig met voorraadbeheer”, licht Elo toe. Teamleider Facilitair Guido Adriaanse herkent dit. Hij zag het dagelijks gebeuren: “De bestellingen werden gedaan door medewerkers op de afdelingen. Ieder vanuit goede bedoelingen, want je wilt nooit misgrijpen. Het gevolg was dat de kasten tot aan het plafond volgepropt stonden.”

Facilitair krijgt de regie

De noodzaak voor een centrale aanpak werd nog duidelijker toen Guido de verschillen tussen de locaties onder de loep nam. “Per locatie zagen we enorme verschillen. Voor een identiek pakket aan beddengoed en handdoeken betaalde de ene locatie negen euro, terwijl een andere locatie twaalf euro neerlegde”, vertelt hij. “Ook het verbruik liep sterk uiteen. Waar op de ene plek twee handdoeken per douchebeurt de norm was, gingen er elders moeiteloos drie of vier de wasserij in. Omdat het jaarlijks om duizenden douchebeurten gaat, telt elke extra handdoek direct door in de kosten.”

Om die wildgroei te stoppen en de zorg te ontlasten, werd besloten de inkoop en het voorraadbeheer volledig bij facilitair neer te leggen. “Een vaste facilitair medewerker loopt nu de locatie op en controleert de kasten. Deze zijn inmiddels overzichtelijk ingericht met stickers, zodat je in één oogopslag ziet wat er aangevuld moet worden”, legt Guido uit. “De medewerker bestelt de voorraad en zet de geleverde spullen direct op de juiste plek. Zo hoeft de zorg er niet meer naar om te kijken.”

Het klinkt eenvoudig, maar de praktijk vraagt om specifieke kennis. “Je moet echt weten welke materialen op welk moment nodig zijn”, vertelt Guido. “Die kennis bouwen onze facilitaire medewerkers nu op. Dat is een leerproces, maar we maken grote stappen.” In 2025 zijn drie van de vijf locaties overgegaan op deze werkwijze; in 2026 volgen de resterende locaties.

“Door overal met dezelfde artikelen en afspraken te werken, hebben we meer grip. We sturen scherper op de combinatie van prijs, kwaliteit en duurzaamheid” – Elo de Mul, directeur Bedrijfsondersteuning

Slagvaardigheid door inkoopcommissie

Deze nieuwe werkwijze kreeg een professionele basis met SpendCloud, een inkoopmodule waarin alle zorgmiddelen en diensten centraal worden vastgelegd. “Door overal met dezelfde artikelen en afspraken te werken, hebben we veel meer grip”, zegt Elo. “Dat geeft niet alleen inzicht in de kosten, maar maakt de administratie ook eenvoudiger. We sturen nu scherper op de combinatie van prijs, kwaliteit en duurzaamheid.”

Daarnaast richtte Markenheem in 2025 een inkoopcommissie op om ook op contractniveau slagvaardiger te worden. Guido: “We zitten iedere zes weken om de tafel met collega’s die beslissingsbevoegd zijn vanuit Inkoop, Facilitair, Financiën en de zorg. We kunnen nu sneller knopen doorhakken.” Elo bevestigt dat: “We kijken scherp naar wat er speelt en halen daar veel verbeteringen uit. Recent zijn grote contracten voor koffie, afval en technische installaties vernieuwd. Bij koffie kijken we naar fairtrade en bij afval naar betere scheiding van bijvoorbeeld handschoentjes en incontinentiemateriaal aan het bed – in de praktijk lastiger dan je denkt.”

Scannen in plaats van tellen

In 2026 wordt deze manier van werken op alle locaties van Markenheem ingevoerd. Daarbij ligt de focus op het nog slimmer inrichten van de processen, bijvoorbeeld door de introductie van een scanmodule voor materialen. “Nu wordt nog handmatig geteld wat er aangevuld moet worden. Straks volstaat het scannen van een barcode bij de kast en wordt de bestelling direct doorgestuurd naar de leverancier”, legt Guido uit. “Dat bespaart opnieuw veel tijd, die ten goede komt aan de bewoners.”

Ook de relatie met leveranciers wordt in 2026 verder versterkt. Elo: “We gaan vaker met grote partners om tafel. Wat verstaan wij onder kwaliteit, en leveren ze dat ook? Vooral bij ICT-contracten zetten we nu stappen. Een goede relatie zorgt uiteindelijk voor betere dienstverlening aan de bewoners.”

De transformatie die in 2025 begon, werpt zijn vruchten af. Er is meer overzicht en minder administratieve last. Guido vat het samen: “We zijn goed op weg. Alles zodat de zorg weer kan doen waar zij goed in is: zorg bieden aan de bewoners.”